Die Vertragsverwaltung fühlt sich manchmal so an, als würde man jonglieren.
Fristen, Aufgaben und sonstige Verpflichtungen können im Alltag aber schnell in Vergessenheit geraten. Das Resultat: Stress und unnötiger Ärger für Sie und Ihr Team.
Jeder weiß, dass wichtige Vertragsbestandteile und Eckdaten – wie individuelle Vertragsklauseln, Zahlungsbedingungen, Verlängerungsfristen oder andere wichtige Konditionen – unbedingt erfasst werden müssen.
Denn ein schlechtes Vertragsmanagement kann gravierende Folgen für Ihr Unternehmen haben.
Ganz konkret kann es Unternehmen laut einer aktuellen Studie der International Association for Contract and Commercial Management bis zu 9 % ihres Jahresumsatzes kosten.1
Aber was, wenn es eine Lösung gäbe, mit der Sie die Vertragserstellung vollständig automatisieren und den Vertragskreislauf so um ein Vielfaches beschleunigen könnten?
Genau hier kommt der neue Vertragsspeicher von PandaDoc ins Spiel.
Mit dem PandaDoc-Vertragsspeicher behalten Sie immer den Überblick über wichtige Vertragsdaten.
Diese Daten können Sie außerdem nutzen, um Dokumente anhand bestimmter Kriterien noch schneller zu finden und zu filtern.
Detaillierte Berichte für weiterführende Analysen sind ebenfalls ein Leichtes.
Unsere benutzerfreundliche Plattform sorgt für mehr Tempo und Transparenz – im gesamten Vertragskreislauf und ohne manuellen Aufwand.
Implementierungsfreundlich
Unternehmen verändern sich, und PandaDoc entwickelt sich mit. Verwalten Sie alle Ihre Verträge und skalieren Sie individuell – ganz ohne Programmieraufwand oder IT-Consultants.
PandaDoc wächst mit Ihnen und Ihren Anforderungen.
Benutzerfreundlich
Unterstützen Sie Ihr Team mit der einfachen Komplettlösung für effiziente Workflows und ein effektives Vertragsmanagement.
Mit der benutzerfreundlichen UI von PandaDoc sind Sie ohne zusätzlichen Aufwand und langwierige Schulungen direkt startklar.
Mehrwert ab dem ersten Tag
Bei PandaDoc warten über 1.000 Vorlagen darauf, exakt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten zu werden. Über unseren praktischen Drag-and-Drop-Editor entstehen Verträge im Handumdrehen. Diese sind nicht nur ansprechend gestaltet, sondern können auch immer wieder verwendet werden.
Alternativ können Sie auch eigene Bestandsdokumente hochladen. Dies funktioniert auch per Stapel-Upload.
Als Nächstes werden einige wichtige Funktionen im Vertragsspeicher erläutert.
Benutzerdefinierte Datenfelder in Workspaces
Nutzer von Business- und Enterprise-Paketen können mit dem Vertragsspeicher benutzerdefinierte Datenfelder in Workspaces aufnehmen und die entsprechenden Datenfelder verschiedenen Dokumenttypen zuordnen.
Sie können eine konfigurierbare Feldliste zu allen Dokumenten aus PandaDoc und anderen Programmen hinzufügen.
Diese verschafft Ihnen einen praktischen Überblick über wichtige Fristen und Infos, Konditionen und Verbindlichkeiten.
Sie können auch sämtliche Datenfelder komplett an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Sie möchten wissen, wie Sie in PandaDoc Datenfelder und Dokumenttypen hinzufügen?
Das erfahren Sie hier:
1. In den Workspace-Einstellungen die Option „Daten“ aufrufen
Um Datenfelder in einen Workspace aufzunehmen, gehen Sie zu den Einstellungen unten links. Wählen Sie hier aus der Liste mit den Workspaces im Navigationsmenü „Einstellungen“ die Option Daten aus.
2. Neue Datenfelder anpassen
Sie können ein neues Datenfeld über die Option + Datenfeld oben rechts hinzufügen.
Geben Sie dem jeweiligen Datenfeld einen eindeutigen Namen und wählen Sie dann per Dropdown-Menü einen Feldtyp aus.
Um mehrere Datenfelder hinzuzufügen, gehen Sie oben rechts auf den Abwärtspfeil neben Speichern. Wählen Sie hier die Option „Neue Felder“ aus.
Jetzt wissen Sie, wie Sie Datenfelder in Ihrem Workspace nutzen und können auch neue Dokumenttypen hinzufügen.
Als Nächstes wird diese Funktion näher erläutert.
Neue Dokumenttypen für effizientere Abläufe
Mit Dokumenttypen können mehrere Datenfelder vorausgewählt werden, sodass alle benötigten Felder automatisch hinzugefügt und direkt ausgefüllt werden können, wenn Sie einem Dokument einen Typ zuweisen.
Das erfordert nur zwei simple Schritte:
1. Neuen Dokumenttyp erstellen
Wenn Sie alle gewünschten Datenfelder hinzugefügt haben, öffnen Sie die Registerkarte „Dokumenttypen“.
Wählen Sie dort + Typ aus und geben Sie den Namen des entsprechenden Dokumenttyps ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
2. Erforderliche Datenfelder hinzufügen
Wenn Sie den Dokumenttyp benannt haben, klicken Sie auf + Datenfelder.
In dem nun erscheinenden Pop-up-Fenster können Sie das gewünschte benutzerdefinierte Datenfeld auswählen, um es dem Dokument hinzuzufügen.
Klicken Sie zum Abschluss auf Erledigt und dann oben rechts auf Speichern.
Im Business- und Enterprise-Paket können Sie Datenfelder unabhängig davon, ob Sie das Dokument erstellt bzw. hochgeladen haben und welchen Status es hat, in alle Vorlagen und Dokumente aufnehmen.
Klicken Sie dazu einfach auf das Datensymbol in der Symbolleiste im Editor und machen Sie die nötigen Angaben.
Dokumenttypen und Datenfelder funktionieren auch auf Vorlagenebene.
Sie können einer Vorlage einen Dokumenttypen zuordnen und die zugehörigen Datenfelder vorausfüllen.
Die Werte werden anschließend in jedem Dokument, das Sie auf Grundlage dieser Vorlage erstellen, übernommen.
Bei Bedarf können Sie individuell anpassen, welche vorausgefüllten Datenfelder auf Dokumentebene aufgenommen werden sollen.
Fügen Sie bei Erstellung benutzerdefinierter Datenfelder und Dokumente die Daten, die Sie nachverfolgen möchten, entweder auf Dokument- oder auf Vorlagenebene manuell in das entsprechende Datenfeld ein.
Danach können Sie in jedem Dokument ganz einfach nach diesen Feldern suchen und filtern, um Workflows noch effektiver zu automatisieren und zu beschleunigen. Im Folgenden wird auf Such- und Filtervorgänge eingegangen.
Dokumente schnell suchen und filtern
Im PandaDoc-Vertragsspeicher können Datenfelder dazu verwendet werden, um nach bestimmten Dokumenten zu suchen und zu filtern.
Wenn Sie Ihre Suche beispielsweise weiter eingrenzen und nur Verträge sehen möchten, die automatisch verlängert werden, können Sie nach Laufzeit filtern.
Und das war’s schon: Mit diesen Schritten erhalten Sie in wenigen Sekunden eine Liste zu Ihren Suchkriterien .
Bereit, es selbst zu versuchen?
So geht’s:
1. Dokumente suchen und filtern
Rufen Sie zunächst die Dokumentenliste in PandaDoc auf.
Wählen Sie anschließend im Filterbereich am oberen Listenrand die Option Mehr aus.
Damit können Sie die Dokumentenliste durchblättern oder nach einem bestimmten Dokumenttyp oder Gebiet suchen.
Filtern und Suchen funktioniert gut? Dann können Sie jetzt Ihre ersten benutzerdefinierten Berichte erstellen.
Ein Tool, viele Berichte
Sie können Datenfelder und Dokumenttypen dabei nicht nur bei der Dokumentenerstellung und -suche verwenden, sondern auch beim Reporting.
Mit Datenfeldern lassen sich verschiedenste Spalten in Berichte integrieren. Anschließend lassen sich so die Dokumente herausfiltern, die für Ihre Analyse nicht relevant sind.
Befolgen Sie dazu die diese Schritte:
1. Bericht anpassen
Klicken Sie zuerst auf Berichte auf der linken Seite. Wählen Sie dann Dokumentdaten aus.
Gehen Sie im nächsten Bildschirm oben rechts auf Anpassen und wählen Sie dann die Datenfelder aus, die Sie in den Berichtsspalten verwenden möchten.
2. Gewünschte Datenfelder hinzufügen
Wählen Sie anschließend die Datenfelder aus, die Sie in den Bericht aufnehmen möchten. Sie haben außerdem die Möglichkeit, den Bericht mithilfe von Filtern weiter anzupassen.
Um einen Bericht zu exportieren, speichern Sie ihn mit PandaDoc oder exportieren Sie ihn als CSV-Datei.
Nach kurzer Zeit sind Sie bereits Profi im Umgang mit dem Vertragsspeicher. Echte Experten steigern den Nutzen der PandaDoc-Funktionen aber noch ein Stück weiter.
Optimierung des Vetragsspeichers
Mit den folgenden Tipps können Sie noch stärker vom Vertragsspeicher profitieren und die verfügbaren Funktionen optimal nutzen.
1. Ordnung mit System
Wird ein Datenfeld oder ein Dokumenttyp nicht mehr benötigt, kann es archiviert werden. Dadurch wird das Element an allen Stellen, an denen es vorkommt, ausgeblendet.
Soll es später wieder sichtbar sein, können Sie es wiederherstellen, ohne dass Sie es neu erstellen müssen.
Nach der Archivierung eines Datenfelds wird dieses in allen Dokumenten, in denen es vorkommt, sowie bei Such-, Filter- und Reporting-Vorgängen ausgeblendet.
Wird ein Dokumenttyp archiviert, wird dieser ebenfalls nicht mehr angezeigt.
Der archivierte Dokumenttyp ist dann zwar nicht mehr für die Erstellung neuer Dokumente verfügbar, wird aber weiterhin in den Dokumentinformationen angezeigt.
2. Vorhandene Dokumente hochladen
Wir wissen, dass Sie auf alle wichtigen Dinge zentral zugreifen wollen. Deshalb haben wir es besonders leicht gemacht, Dokumente aus anderen Programmen in PandaDoc zu importieren.
Klicken Sie im Navigationsmenü links auf Dokumente und verwenden Sie anschließend den Abwärtspfeil neben + Dokument.
Klicken Sie nun auf Massenimport. Hier können Sie den Zielordner und den Status der Dokumente, die Sie hochladen möchten, ändern.
3. Mit Produkt-Updates immer auf dem Laufenden
Bald kommen neue Funktionen für den PandaDoc-Vertragsspeicher.
Mit unseren Produkt-Updates bleiben Sie immer auf dem Laufenden! Nutzen Sie Variablen, mit denen Datenfelder automatisch ausgefüllt werden, Erinnerungen zu anstehenden Vertragsverlängerungen und vieles mehr.
Optimiertes Dokumentenmanagement
Mit dem PandaDoc-Vertragsspeicher behalten Sie immer den Überblick über wichtige Daten, profitieren von einer strukturierten Dokumentenverwaltung und können gleichzeitig hilfreiche Erkenntnisse aus Ihren Verträgen ableiten.
Mit den Datenfeldern finden Sie immer genau das, was Sie suchen. So lassen sich Risiken mindern und geeignete Maßnahmen zielgerichtet umsetzen.
Selbst wenn Sie früher andere Lösungen genutzt haben, können Sie Bestandsdokumente mit unserer cloudbasierten Speicherlösung auch in größeren Mengen importieren. Verschiedene Dateien werden dabei als separate Dokumente importiert.
Bringen Sie Struktur und Effizienz in Ihr Vertragsmanagement. Der Schlüssel: Automatisieren Sie Vertragserstellung, Versand, Nachverfolgung, Verwaltung, Unterzeichnung, Ablage und Zahlungsverfahren mit nur einem Tool.
Häufige Fragen
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Datenfelder können im Konto auf Dokumentebene manuell hinzufügt werden:
- Melden Sie sich bei PandaDoc an.
- Rufen Sie die Einstellungen unten links auf.
- Gehen Sie zum Abschnitt „Workspace“.
- Wählen Sie aus der Liste im Navigationsmenü links die Option „Daten“ aus.
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Datenfelder können in Ihrem Konto ganz einfach aus einem Dokument entfernt werden, indem Sie nicht benötigte Datenfelder archivieren. Dadurch werden diese aus Dokumenten, Filtern und Berichten entfernt. Außerdem erscheinen sie dann nicht mehr in der Liste der benutzerdefinierten Felder, die für den jeweiligen Dokumenttyp festgelegt worden sind.
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Aber selbstverständlich! Im Reporting-Modul können Sie auf separate Berichte mit entsprechenden Dokumentdaten zugreifen. Dabei können Sie Werte aus sämtlichen Datenfeldern einbeziehen sowie Berichtsdaten anhand der enthaltenen Werte filtern. Benutzerdefinierte Berichte können Sie ganz einfach speichern, in das CSV-Format exportieren und diese so direkt mit Ihrem Team teilen.